Размена података у Систему електронских отпремница врши се кроз XML фајлове који су у UBL (Универзални пословни језик) синтакси и с тим у вези, ради обезбеђивања поуздане и конзистентне обраде података, Министарство финансија корисницима препоручује да све XML документе шаљу у UTF-8 encoding-у.
UTF-8 је подразумевани стандард за XML, широко је прихваћен у интеграцијама и у потпуности подржава све потребне карактере, укључујући локалне дијакритике.
Употреба других encoding-а може довести до препрека при парсирању података, некоректног приказа специјалних карактера на корисничком интерфејсу и у PDF документима, као и до непредвидивог понашања у обради, претрагама, хеширању и потписивању података.